Návod k vystavení potvrzení o daru

Usnadněte si práci a potvrzení o daru vystavujte přes systém Darujme.cz. Do potvrzení dárci automaticky propíšeme údaje, které si při darování zadal a na e-mail, který u daru uvedl, mu jej zašleme. Pokud bude dárci v potvrzení něco chybět nebo si bude potřebovat změnit některý z údajů, v e-mailu s potvrzením o daru mu poradíme, jak na to (= zaregistruje se do Darujme.cz, upraví si svůj profil a potvrzení si vygeneruje znovu se správnými údaji). Vy jako nezisková organizace získáte v administraci přehled, komu bylo potvrzení vystaveno s tím, že si jej také můžete ze systému stáhnout pro svou evidenci.

Dárci, kteří potřebují potvrzení o daru hned po darování, mají možnost stáhnout si potvrzení přímo z notifikačního e-mailu s potvrzením o přijetí daru. Nově zde bude odkaz na stažení potvrzení pouze na dar, který aktuálně zaslali. Dárci mají možnost upravit své údaje a potvrzení znovu stáhnout.

Funkcionalita potvrzení o daru je volitelná, a tudíž jen vaše organizace rozhodne, zda ji využijete či ne. Jsme si vědomi, že mnoho organizací vystavuje potvrzení přímo z vlastního CRM, proto vám nic automaticky nenastavíme, dokud se nerozhodnete si funkcionalitu aktivovat.

Jak aktivovat vystavování potvrzení o daru?

Pokud chcete využít funkcionalitu potvrzení o daru, je potřeba se přihlásit do systému a na kartě Správa účtu si v levém menu kliknout na Potvrzení o daru a funkci si aktivovat (pokud nevidíte kartu Správa účtu, nemáte dostatečná práva a je potřeba o práva požádat vašeho správce).

Následně si doplníte osobu, která je za vás oprávněna potvrzení vystavovat. Nahrajete obrázek podpisu zastupující osoby a razítko vaší organizace, vyplníte jméno a funkci zastupující osoby. Tyto údaje se do potvrzení budou automaticky propisovat. V případě, že se změní osoba oprávněná vystavovat potvrzení o daru, přidáte si osobu další a nastavíte ji jako aktuální. Tím se do potvrzení automaticky začne propisovat osoba nová.

Jak potvrzení o daru vystavím? Pošle se automaticky?

Pokud se rozhodnete vystavovat potvrzení o daru přes systém Darujme, musíte tuto funkci aktivovat ve správě účtu, viz návod výše. Jakmile máte funkci aktivovanou, můžete potvrzení dárcům odeslat.

Darujme nabízí několik možností, jak potvrzení vystavit. Hromadně za celý rok, pro dary na konkrétní projekt, pro dary podle zadaných filtrů nebo na jednotlivý dar.

Daňová legislativa určuje, že potvrzení o daru je možné vystavit pouze na dar, který byl vaší organizací přijat v daném účetním období (v ČR kalendářní rok), za který je potvrzení vystavováno. Tzn. na dary, které jste obdrželi na váš účet v roce 2022, patří potvrzení o daru za rok 2022. Existují specifické případy související s koncem/začátkem roku (více informací naleznete zde), nicméně u většiny darů nenastane žádný problém.

Potvrzení lze odeslat pouze na dary, které vám byly ze strany Darujme.cz již přeposlány, tedy dary ve stavu .

Jak poslat potvrzení o daru?

Potvrzení o daru vystavujete na záložce Dary (přímo nad seznamem darů je sekce označená jako Potvrzení o daru). Buď zvolením možnosti podle zobrazených tlačítek, nebo přímo z detailu daru (po rozkliku VS daru). Po zvolení konkrétní možnosti budete přesměrováni na stránku s náhledem potvrzení. Berte na vědomí, že se jedná pouze o ukázku, kde nejsou zobrazeny všechny dary dárce. Informaci o tom, kolik potvrzení pro kolik dárců a pro kolik darů vystavujete, naleznete v liště pod náhledem s potvrzením. Pro odeslání potvrzení o daru klikněte na zelené tlačítko Odeslat potvrzení. Následně se spustí proces postupného odesílání potvrzení všem vašim dárcům. Zpracování chvíli trvá, většinou jsou všechna potvrzení odeslána do jedné až dvou hodin.

Dárci je zaslán e-mail s instrukcí, kde si potvrzení může stáhnout a jak potvrzení v případě potřeby upravit. E-mail zasíláme na e-mailovou adresu, kterou si dárce u darování zvolil. Pokud by uvedl neaktuální nebo neplatnou adresu, bohužel to systém nemůže ovlivnit. V případě, že se dárce následně ozve, můžete mu potvrzení ze systému stáhnout vy a přeposlat e-mailem v PDF (vystavené potvrzení naleznete v detailu daru).

Možnosti vystavení potvrzení:

Chci vystavit potvrzení pro všechny dary za konkrétní rok – zvolte tlačítko Vše za rok a zvolte rok přijatých darů pro které chcete potvrzení vystavit.

Chci vystavit potvrzení pro dary za konkrétní projekt/y – ve vyhledávání v poli Projekt zvolte požadovaný projekt -> klikněte na tlačítko Na vybraný projekt a zvolte rok pro který chcete potvrzení vystavit.

Chci vystavit potvrzení pro vyfiltrované dary – zvolte požadované filtry, klikněte na tlačítko Na dary vyhovující filtrům.

Chci vystavit potvrzení pro konkrétní dary – zaškrtněte checkbox v levé části seznamu darů. Z rozbalovacího menu s názvem Hromadná akce vyberte Vystavit potvrzení o daru a klikněte na tlačítko Provést.

Jak jsou potvrzení vystavována?

  • Pokud vyberete více darů od stejného dárce (nebo využijete možnost hromadného vystavení za celý rok), vystaví se potvrzení kumulovaně. Pokud vám tedy dárce zaslal během roku 3 dary a všechny tyto tři dary najednou vyberete k vystavení potvrzení, vznikne jedno hromadné potvrzení, které bude obsahovat přehled všech tří darů a celkovou darovanou částku.
  • Potvrzení se vystavují per e-mailová adresa u daru, pokud dárce použil více e-mailových adres u různých darů, potvrzení se vystaví jednotlivě pro tyto adresy.
  • Jednorázové dary – jedna platba = jeden dar.
  • Pravidelné dary – všechny platby daného daru = jeden dar. Pokud jste obdrželi k pravidelnému daru 12 plateb, všechny platby v potvrzení vypíšeme najednou. A to i v případě, že zaškrtnete ke generování pouze jednu platbu.
  • Pokud byste vystavovali potvrzení o daru z detailu daru a bude se jednat o dar pravidelný, zašleme dárci jeden e-mail se soupisem všech transakcí pravidelného daru k němu vedených. Naopak pokud byste z detailu daru vystavovali potvrzení o daru k jednorázovému daru, dárci přijde samostatný e-mail s potvrzením přímo k daného daru.

Uvidím, která potvrzení byla vystavena a kde si je následně stáhnu?

Samozřejmě. U jednotlivých darů uvidíte v případě vystavení potvrzení o daru ikonku, že potvrzení bylo vystaveno.

Na detailu daru budete mít možnost si vystavené potvrzení stáhnout. Nebo případně vystavit a zaslat dárci znovu skrze systém.

Stáhnout archiv se všemi potvrzeními můžete v záložce Dary v sekci Potvrzení o daru (nad seznamem darů) tlačítkem Stáhnout všechna potvrzení. Poté vyberete příslušný rok a kliknete na Stáhnout. Jakmile se archiv vygeneruje, systém vám pošle e-mail. Stažení vygenerovaného archivu se provádí na stejném místě v sekci Existující archivy s potvrzeními, která se objeví, až si svůj první archiv vygenerujete.

SYSTÉM DARUJME.CZ VYUŽÍVAJÍ

Armáda spásy Člověk v tísni Greenpeace Adra Lékaři bez hranic Dejme dětem šanci