6. ledna 2021 | Online fundraisingové tipy

Vystavte potvrzení o daru jednoduše přes Darujme.cz

Usnadněte si práci a potvrzení o daru vystavujte přes systém Darujme.cz.
Do potvrzení dárci automaticky propíšeme údaje,
které si při darování zadal a na e-mail, který u daru uvedl, mu jej zašleme.

Pokud bude dárci v potvrzení něco chybět nebo si bude potřebovat změnit některý z údajů, v e-mailu s potvrzením o daru mu poradíme, jak na to
(= zaregistruje se do Darujme.cz, upraví si svůj profil a potvrzení si vygeneruje znovu se správnými údaji). videonápověda
Vy jako nezisková organizace získáte v administraci přehled, komu bylo potvrzení vystaveno s tím, že si jej také můžete ze systému stáhnout pro svou evidenci.

Funkcionalita potvrzení o daru je volitelná, a tudíž jen vaše organizace rozhodne, zda ji využijete či ne. Jsme si vědomi, že mnoho organizací vystavuje potvrzení přímo z vlastního CRM, proto vám nic automaticky nenastavíme,
dokud se nerozhodnete si funkcionalitu aktivovat
.

Co byste ještě měli vědět o potvrzení o daru:

  • Potvrzení o daru je možné vystavit až k termínu přijetí daru na bankovní účet vaší organizace, kdy začíná reálné plnění daru.
  • Potvrzení o daru se ze systému Darujme.cz automaticky neposílá. Vždy máte nad tím, komu a kdy vystavíte a zašlete potvrzení, plnou kontrolu.
  • Svým dárcům můžete vystavit potvrzení o daru za rok 2020 pouze na dary, které obdržíte na účet vaší organizace v roce 2020.

Jak aktivovat vystavování potvrzení o daru?

Pokud chcete využít funkcionalitu potvrzení o daru, je potřeba se přihlásit do systému a na kartě Správa účtu si v levém menu kliknout na Potvrzení o daru a funkci si aktivovat (pokud nevidíte kartu Správa účtu, nemáte dostatečná práva a je potřeba o práva požádat vašeho správce).

Následně si doplníte osobu, která je za vás oprávněna potvrzení vystavovat. Nahrajete a uložíte potřebné údaje, které se do potvrzení budou automaticky propisovat. V případě, že se změní osoba oprávněná vystavovat potvrzení o daru, přidáte si osobu další a nastavíte ji jako aktuální.
Tím se do potvrzení automaticky začne propisovat osoba nová.

Jak potvrzení o daru vystavím? Pošle se automaticky?

Potvrzení o daru se ze systému Darujme.cz automaticky neposílá. Vždy máte nad tím, komu a kdy vystavíte a zašlete potvrzení, plnou kontrolu. Jakmile máte funkci aktivovanou, můžete potvrzení dárcům odeslat. Jako první v systému doplníte informaci, kdy jste dar obdrželi na váš bankovní účet a v druhém kroku zvolíte, ke kterým darům si přejete potvrzení vystavit. Bude také možné potvrzení vystavit hromadně za celý rok pro všechny dary a dárce, kteří spadají do nastaveného účetního období.

Daňová legislativa určuje, že potvrzení o daru je možné vystavit pouze na dar, který byl vaší organizací přijat v daném účetním období (v ČR kalendářní rok), za který je potvrzení vystavováno. Tzn. na dary, které jste obdrželi na váš účet
v roce 2020, patří potvrzení o daru za rok 2020.
Existují specifické případy související s koncem/začátkem roku
(více informací naleznete zde), nicméně u většiny darů nenastane žádný problém.

Potvrzení lze odeslat pouze na dary, které vám byly ze strany Darujme.cz již přeposlány, tedy dary ve stavu .

Jak nastavím rok přijetí daru?

Protože vám dary přeposíláme v kumulovaných dávkách zpravidla na týdenní bázi, bude potřeba nastavit rok přijetí na váš bankovní účet u všech těchto plateb-dávek vyúčtování. Odpovědnost za nastavení správného roku přijetí je pouze na vaší organizaci, systém Darujme.cz toto nemůže nijak kontrolovat.

Rok přijetí darů nastavíte následovně: v administraci v záložce Dary kliknete
v levém sloupci na Vyúčtování. Skrze zaškrtávací políčka u jednotlivých dávek vyberete, u kterých dávek došlo k přijetí v daném roce. Ke všem darům z dané dávky vyúčtování s nastaveným rokem, řekněme např. rokem 2019, bude poté vystavováno daňově uznatelné potvrzení za účetní období roku 2019.

Jak poslat potvrzení o daru?

Poté, co si nastavíte rok přijetí, můžete potvrzení o daru zaslat přímo z karty Dary (přímo nad seznamem darů je sekce označená jako Potvrzení o daru). Můžete jej poslat výběrem jednotlivých darů pomocí checkboxů nebo z detailu (proklik přes VS) každého již převedeného daru na váš účet. Potvrzení lze také zaslat hromadně pro všechny dary za daný rok (resp. za rok, který byl nastaven jako rok přijetí) pomocí tlačítka Vystavit všechna potvrzení za rok. V případě, že vystavujete potvrzení hromadně, po kliknutí na tlačítko Odeslat potvrzení, mějte trpělivost, systém chvíli potvrzení zpracovává.

Dárci je zaslán e-mail s instrukcí, kde si potvrzení může stáhnout. E-mail zasíláme na e-mailovou adresu, kterou si dárce u darování zvolil. Pokud by uvedl neaktuální nebo neplatnou adresu, bohužel to systém nemůže ovlivnit. V případě, že se dárce následně ozve, můžete mu potvrzení ze systému stáhnout vy a přeposlat e-mailem v PDF (vystavené potvrzení naleznete v detailu daru).

Jak jsou potvrzení vystavována?

  • Potvrzení se vystaví pro ty dary, které označíte jednotlivě v sekci Dary NEBO hromadně za celý rok, jestliže si vyberete tuto možnost.
  • Pokud vyberete více darů od stejného dárce (nebo využijete možnost hromadného vystavení za celý rok), vystaví se potvrzení kumulovaně. Pokud vám tedy dárce zaslal během roku 3 dary a všechny tyto tři dary najednou vyberete k vystavení potvrzení, vznikne jedno hromadné potvrzení, které bude obsahovat přehled všech tří darů a celkovou darovanou částku.
  • Potvrzení se vystavují per e-mailová adresa u daru, pokud dárce použil více e-mailových adres u různých darů, potvrzení se vystaví jednotlivě pro tyto adresy.
  • Jednorázové dary – jedna platba = jeden dar.
  • Pravidelné dary – všechny platby daného daru = jeden dar. Pokud jste obdrželi k pravidelnému daru 12 plateb, všechny platby v potvrzení vypíšeme najednou. A to i v případě, že zaškrtnete ke generování pouze jednu platbu.
  • Pokud byste vystavovali potvrzení o daru z detailu daru a bude se jednat o dar pravidelný, zašleme dárci jeden e-mail se soupisem všech transakcí pravidelného daru k němu vedených. Naopak pokud byste z detailu daru vystavovali potvrzení
    o daru k jednorázovému daru, dárci přijde samostatný e-mail s potvrzením přímo k daného daru.

Uvidím, která potvrzení byla vystavena a kde si je následně stáhnu?

Samozřejmě. U jednotlivých darů uvidíte v případě vystavení potvrzení o daru ikonku, že potvrzení bylo vystaveno.

Na detailu daru budete mít možnost si vystavené potvrzení stáhnout. Nebo případně vystavit a zaslat dárci znovu skrze systém.

Stáhnout archiv se všemi potvrzeními můžete v záložce Dary v sekci
Potvrzení o daru (nad seznamem darů) tlačítkem Stáhnout všechna potvrzení. Poté vyberete příslušný rok a kliknete na Stáhnout. Jakmile se archiv vygeneruje, systém vám pošle e-mail. Stažení vygenerovaného archivu se provádí na stejném místě v sekci Existující archivy s potvrzeními, která se objeví, až si svůj první archiv vygenerujete.

Jak na zaúčtování darů

Na jakou částku vystavuje organizace potvrzení o daru? Jak je to účetně s poplatkem? Jak zaúčtovat dar a poplatek? K jakému datu se vystavuje potvrzení o daru z přelomu roku? To vše se dozvíte v následujícím článku.

SYSTÉM DARUJME.CZ VYUŽÍVAJÍ

Armáda spásy Člověk v tísni Greenpeace Adra Lékaři bez hranic Dejme dětem šanci